Die manuelle Nachbearbeitung
Mit Hilfe der manuellen Nachbearbeitung kann das Ergebnis einer Funktion vom Benutzer kontrolliert und gegebenenfalls noch nachgebessert werden. Im Falle der Abgleichsfunktionen werden hier die als doppelt erkannten Adressen in Form von Dublettengruppen dargestellt. Neben den für den Dublettenabgleich relevanten Daten wird dabei auch der Inhalt aller weiteren, nicht am Dublettenabgleich beteiligten Spalten der Tabelle mit dargestellt. Anhand dieser Informationen kann der Benutzer dann entscheiden welche der als doppelt erkannten Adressen tatsächlich gelöscht werden sollen.
Das Löschprotokoll
Das Löschprotokoll ist die druckbare Form der als doppelt erkannten Datensätze. Zur Verfügung stehen zwei verschiedene Formen des Löschprotokolls, einmal eine relativ kurze, kompakte und einmal eine besser lesbare, wenn auch deutlich längere Form. Bei beiden Formen lässt sich die Ausgabe in verschieden Dateitypen speichern: neben PDF sind hier HTML, Text, CSV, MHT, EXCEL, RichText (rtf) und Grafiken möglich. Des weiteren kann die Ausgabe in den vorgenannten Dateiformaten auch als Anlage einer Email versendet oder gedruckt werden.
Das Ergebnisprotokoll
Das Ergebnisprotokoll ist die druckbare Form der Zusammenfassung des Ergebnisses. Die Möglichkeiten dieses zu drucken, zu speichern und als Email zu versenden sind analog zu denen des Löschprotokolls.
In der Ursprungstabelle löschen
Bei allen Funktionen die Datensätze löschen können kann das Ergebnis der Funktion auch direkt auf die Ursprungstabelle angewendet werden. Aus der Ursprungstabelle herausgelöscht werden dann diejenigen Datensätze, die in der manuellen Nachbearbeitung mit einem roten Kreuz markiert sind.
Ergebnis exportieren
Beim Exportieren des Ergebnisses werden die Datensätze aus der Ursprungstabelle mit allen dort enthaltenen Spalten entsprechend dem Ergebnis der Funktion in eine neue Datei geschrieben. Bei dieser Datei kann es sich wahlweise um eine CSV- oder um eine Excel-Datei handeln.
In der Regel werden in die neue Datei alle Datensätze aus der Ursprungstabelle geschrieben. Bei den Abgleichsfunktionen, also bei all jenen Funktionen bei denen das Ergebnis dazu verwendet werden kann um bestimmte Datensätze zu löschen, kann zwischen folgenden Varianten gewählt werden:
- Die (bereinigte) Restmenge: Hier werden alle Datensätze außer den mit einem Löschkennzeichen markierten Datensätzen geschrieben.
- Nur die Treffer aus dem Ergebnis: Hier werden nur diejenigen Datensätze geschrieben, die mit einem Löschkennzeichen markiert sind.
Werden zwei Tabellen gegeneinander abgeglichen, dann kann zusätzlich noch gewählt werden welche dieser beiden Tabellen als Datenquelle für die zu erstellende Datei dienen soll.
Die Dublettendatei
In der Dublettendatei wird das Ergebnis in einer separaten Datei gespeichert. Es kann dabei ausgewählt werden, ob die Dublettendatei in Form einer CSV- oder Excel-Datei gespeichert werden soll. Auf der Basis dieser Datei können dann weiterführende Abfragen aufgebaut werden, um zum Beispiel Ansprechpartner in einer zweiten Tabelle mit zu löschen oder zu übertragen. Dabei können die Daten in zwei verschiedenen Formen gespeichert werden: Zum einen in der Form, dass pro Zeile nur jeweils die Dubletten- und die Adressnummer eines einzelnen Datensatzes steht. Oder aber in der Form, dass in einer Zeile neben der Dublettennummer sowohl die Adressnummer des zu löschenden als auch diejenige des erhalten bleibenden Datensatzes gespeichert wird.
Datensätze markieren
Die als doppelt erkannten Datensätze können auch in der Tabelle markiert werden und zwar entweder mit der Dublettennummer oder aber mit einem einfachen Löschkennzeichen. Auch hier kann diese Angabe wieder dazu verwendet werden um weiterführende Abfragen darauf aufzubauen.
Mit einer gespeicherten Prozedur verarbeiten
Das Ergebnis kann auch mit Hilfe einer speziellen gespeicherten Prozedur in der Datenbank weiterverarbeitet werden. Das ist natürlich nur bei Datenbankservern möglich. Und auch hier kann diese Möglichkeit wiederum dazu verwendet werden um weitere Aktionen wie zum Beispiel untergeordnete Löschvorgänge oder das Übertragen von Informationen von der zu löschenden Adresse auf die erhalten bleibende Adresse an den Löschvorgang anzuhängen.
Daten anreichern
Das Ergebnis kann auch dazu verwendet werden um Informationen von der einen Tabelle in die andere zu übertragen. Welche Datenfelder dafür verwendet werden kann der Benutzer frei festlegen. Beispielsweise könnte in der einen Tabelle dasjenige Datenfeld als Quelldatenfeld angegeben werden das die Telefonnummer enthält und in der anderen Tabelle ein bisher noch leeres Datenfeld als Zieldatenfeld, wobei der Inhalt des Zieldatenfelds bei Bedarf auch mit den Daten aus der Quelltabelle überschrieben werden kann. Handelt es sich bei der Zieltabelle um eine Exceldatei, dann kann als Zieldatenfeld entweder ein bestehendes oder aber ein neues, vom Programm erst noch anzulegendes Datenfeld angegeben werden. Bei allen anderen Datenformaten muss das Zieldatenfeld bereits in der Tabelle vorhanden sein. Anders gesagt stellt das Ergebnis der Funktion hier eine Beziehung zwischen einzelnen Datensätzen der beiden Tabellen her, die dann dazu verwendet wird um Informationen bestimmter Datenfelder aus der einen Tabelle in der anderen Tabelle zu ergänzen.
Optional kann bei den mit zusätzlichen Informationen angereicherten Datensätzen eine Angabe hinterlegt werden, die darüber Auskunft gibt woher diese Daten stammen. Diese Angabe wird benötigt, um bei personenbezogenen Daten dem Auskunftsanspruch vollumfänglich nachkommen zu können, und so die Vorgaben diverser Datenschutzgesetze wie beispielsweise der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) zu erfüllen.
Datensätze vervollständigen
Beim Vervollständigen von Datensätzen werden Daten anhand des Ergebnisses von einem Datensatz auf einen anderen übertragen, um diesen zu vervollständigen.
Datensätze zusammenfassren
Beim Zusammenfassen von Datensätzen werden die folgenden beiden Schritte ausgeführt:
- Die in der manuellen Nachbearbeitung mit einem roten Kreuz markierten Datensätze werden gelöscht.
- Darüber hinaus werden ausgewählte Spalten der erhalten bleibenden Datensätze durch Daten aus den gelöschten Datensätzen ergänzt.